BHXH Việt Nam: Triển khai Thông tư 01/2019/TT-BNV về quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử

17/05/2019 13:49:59
Ngày 14/05/2019, BHXH Việt Nam ban hành Công văn số 1572/BHXH-VP về Quản lý lưu trữ, sử dụng văn bản điện tử theo Thông tư 01/2019/TT-BNV gửi các đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam; BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

(Ảnh minh họa)

Theo đó, trong thời gian chờ sửa đổi, bổ sung Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/05/2018 về Ban hành Quy chế tạm thời việc quản lý, sử dụng văn bản, hồ sơ điện tử trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành - tại Công văn số 1572/BHXH-VP, BHXH Việt Nam hướng dẫn bổ sung quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (E-Office) và gửi, nhận văn bản trên trục liên thông văn bản Quốc gia, cụ thể:

Về quản lý văn bản đến: Tất cả văn bản đến cơ quan BHXH (BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh, thành phố, BHXH các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) đều phải đăng ký vào E-Office. Số đến của văn bản là duy nhất trong E-Office của BHXH các cấp. Khi nhận được văn bản đến phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của văn bản; cập nhật vào phần mềm, giải quyết kịp thời theo đúng thời hạn quy định và thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho cơ quan, đơn vị, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản. Riêng về đăng ký số hóa văn bản đến, đối với văn bản điện tử đến, văn thư cơ quan, đơn vị thực hiện kiểm tra cập nhật vào hệ thống các trường thông tin, cấu trúc và định dạng các trường thông tin theo quy chuẩn kỹ thuật Quốc gia về cấu trúc mã định danh, định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các Hệ thống E-Office quy định tại Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT; số đến, thời gian đến cơ quan BHXH được lưu trong E-Office.

Về quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản đi của cơ quan BHXH (BHXH Việt Nam, BHXH các tỉnh, thành phố, BHXH các huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) đều phải đăng ký vào E-Office (trừ văn bản mật). Số đến của văn bản là duy nhất trong E-Office của BHXH các cấp. Quy trình soạn thảo văn bản và quản lý thiết bị lưu khóa bí mật, chứng thư số của cơ quan BHXH thực hiện theo quy định tại Quyết định số 599/QĐ-BHXH ngày 15/05/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam.

Về tạo lập và lưu trữ hồ sơ điện tử: Việc tạo lập hồ sơ điện tử bảo đảm yêu cầu chung của việc lập và quản lý hồ sơ, bảo đảm tính xác thực của văn bản tài liệu trong hồ sơ và đảm bảo an toàn trong hệ thống. Khi tạo lập hồ sơ điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào phần mềm E-Office các trường thông tin, mã định danh của cơ quan BHXH các cấp thực hiện theo quy định tại Quyết định số 1097/QĐ-BHXH ngày 13/09/2018 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam; khi kết thúc công việc, cá nhân được giao nhiệm vụ cập nhật vào E-Office các trường thông tin; việc cập nhật mã định danh của cơ quan BHXH, năm hình thành hồ sơ, tổng số văn bản trong hồ sơ, tổng số trang của hồ sơ; việc nộp lưu quản lý hồ sơ điện tử tại lưu trữ cơ quan, hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.

PV

Viết bình luận

Tạp chí Bảo Hiểm Xã Hội

Tạp chí Bảo Hiểm Xã Hội

Open:

Phone: 0436 281 539

150 Phố Vọng, Thanh Xuân Hà Nội, Việt Nam