Sự cần thiết xây dựng Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử Ngành BHXH

10/01/2017 20:27:23
Hiện nay, Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) đang lưu trữ hơn 04 triệu hồ sơ hưởng BHXH và hơn 12 nghìn hồ sơ hành chính, nghiệp vụ. Mỗi năm, tăng trung bình 180.000 đến 200.000 hồ sơ hưởng BHXH; 1.200 hồ sơ hành chính, nghiệp vụ. Số lượng hồ sơ tại BHXH các tỉnh thành phố mỗi năm cũng trung bình tăng hàng nghìn hồ sơ.

  Công tác lưu trữ hồ sơ có một vị trí quan trọng trong việc thực hiện chính sách BHYT, BHXH. Ngày 28/04/2016, Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam ký Quyết định số 641/QĐ-BHXH phê duyệt Danh mục Dự án, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Ngành BHXH năm 2016; trong đó giao cho Trung tâm Lưu trữ nhiệm vụ xây dựng và triển khai dự án Hệ thống Lưu trữ hồ sơ điện tử Ngành BHXH. Sau khi có chỉ đạo của Lãnh đạo Ngành, Trung tâm đang từng bước thí điểm số hóa hồ sơ hưởng BHXH một cách tích cực. Bởi là những người trực tiếp đảm nhận công việc lưu trữ hồ sơ, hơn ai hết, Trung tâm hiểu rõ sự cần thiết và tính cấp bách của việc này, nhất là trước thực trạng:
  - Diện tích cơ sở hạ tầng diện tích cơ sở hạ tầng kho lưu trữ của Ngành có hạn trong khi hồ sơ hưởng BHXH có thời hạn bảo quản là 70 năm, nhiều hồ sơ hành chính, nghiệp vụ quan trọng có thời hạn bảo quản lâu dài.
  - Hồ sơ bằng giấy dễ bị ẩm mốc, mối mọt và bị lão hóa theo thời gian. Hiện nay, nhiều hồ sơ hưởng BHXH tại Trung tâm Lưu trữ bay mất chữ, bị mờ khiến cho công tác khai thác hồ sơ phục vụ việc giải quyết chế độ cho đối tượng rất khó khăn, rủi aro trong điều kiện thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn...
  - Công tác quản lý, lưu trữ và khai thác hồ sơ với phần mềm Quản lý đối tượng hưởng BHXH phiên bản 3.0 hiện nay mới chỉ đáp ứng được việc lưu trữ một số thông tin, địa chỉ hồ sơ phục vụ khai thác và tổng hợp, thống kê, báo cáo. Sau khi nhập xong phần thông tin đó, hồ sơ được nghiệm thu, định vị để xác định vị trí lưu trữ trên giá, tầng hộp đối với từng loại hồ sơ lưu trữ. Mỗi hồ sơ có một số phiếu (gắn theo dãy số tự nhiên từ 01 – n) giá, tầng, hộp lưu trữ cụ thể; dữ liệu không thể hiện được hết toàn bộ nội dung của hồ sơ,  không thay thế được hồ sơ giấy khi xảy ra thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn.
  - Việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện đầy đủ. Cán bộ chuyên môn của các phòng, ban nghiệp vụ chưa có ý thức lập hồ sơ công việc nên khi kết thúc công việc không đảm bảo đủ thành phần tài liệu trong hồ sơ để giao nộp theo quy định. Có tình trạng tài liệu phân tán ở các phòng, ban và khi giao nộp tài liệu trong tình trạng thùng tôn, bao tải, cặp 03 dây, bó gói... gây khó khăn cho cán bộ lưu trữ khi phải chỉnh lý, sắp xếp khối tài liệu tích đống trong nhiều năm. Nhiều hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị và thời hạn bảo quản; một số loại tài liệu đã hết thời hạn bảo quản nhưng chưa được phân loại đưa ra xem xét để tiêu hủy.
  - Với BHXH các tỉnh, thành phố, kho lưu trữ chưa được bố trí tập trung, đúng quy chuẩn, diện tích kho chật hẹp, phân tán, chưa bố trí kho chuyên dụng; trang thiết bị còn thiếu và thô sơ. Hiện đang bố trí các kho tạm để lưu trữ hồ sơ, tận dụng các phòng làm việc, hành lang để lưu trữ, kho lưu trữ bố trí ở tầng trệt gây ẩm mốc hoặc ở tầng trên cùng của tòa nhà; nắng, nóng làm ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu. Chưa trang bị các trang thiết bị cần thiết phục vụ công tác lưu trữ, kho nóng, ẩm, ảnh hưởng đến độ bền của hồ sơ, tài liệu. Hệ thống phòng cháy chữa cháy thuộc hệ thống chữa cháy chung của trụ sở làm việc. BHXH các huyện đã bố trí kho lưu trữ, giá, hộp nhưng còn thiếu; một số huyện đang lưu hồ sơ, tài liệu trong cặp 03 dây, thùng giấy; chưa trang bị máy hút ẩm, quạt thông gió, rèm chắn nắng, phương tiện phòng chống cháy nổ được trang bị nhưng chưa đầy đủ, chưa bảo đảm khi xảy ra hỏa hoạn. Cũng do tình trạng kho chưa đáp ứng được nên công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu về lưu trữ tập trung tại Lưu trữ cơ quan còn chậm.
  - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có hiện tượng bị dính do nhiều nguyên nhân như thời tiết, mực in, máy in, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn thiếu, nhiệt độ kho không đảm bảo… nên trong công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ phải thường xuyên kiểm tra và khắc phục nếu có hiện tượng hồ sơ bị dính.
   Hướng tới lưu trữ hồ sơ điện tử
  Xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử Ngành BHXH, có thể nói, là một trong những giải pháp toàn diện cho các vấn đề bất cập được đề cập phía trên.
   Ưu điểm của số hóa hồ sơ điện tử
  - Số hóa tài liệu là chuyển đổi từ tài liệu dạng giấy lưu trữ trong kho, tủ tài liệu sang tài liệu dạng số hóa lưu trữ trong máy tính, máy chủ hoặc các thiết bị lưu trữ công nghệ khác, thể hiện tính chính xác, độ an toàn của hồ sơ, tài liệu, phục vụ tốt việc quản lý và khai thác tài liệu.
  - Chuyển đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ ở dạng giấy sang khai thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ.
  - Tài liệu lưu trữ được số hóa đảm bảo chất lượng, hiệu quả sử dụng; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
  - Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý, hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng; phục vụ nhanh chóng yêu cầu của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác hồ sơ; phục vụ hoàn chỉnh hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu.
  - Hồ sơ sau quá trình tiếp nhận, nhập liệu, lưu kho, khai thác và ghép phiếu điều chỉnh như hiện nay mất rất nhiều thời gian, nhân lực, chi phí; đồng thời, chiếm rất nhiều diện tích kho lưu trữ trong toàn Ngành BHXH. Thời gian thực hiện quy trình này đối với 01 hồ sơ mất khoảng vài giờ. Trong khi đó, hồ sơ sau quá trình số hóa được biên mục, sắp xếp để quản lý và lưu trữ, việc tìm kiếm diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn nhiều so với quá trình tìm kiếm hồ sơ giấy, tiết kiệm được thời gian, sức lực của cán bộ nghiệp vụ BHXH. Thời gian thực hiện quy trình này đối với 01 hồ sơ chỉ mất khoảng vài phút.
   Bảo đảm các yếu tố để thiết lập lưu trữ điện tử
   Để tiến hành lưu trữ điện tử đạt hiệu quả, cần chú trọng công nghệ phần cứng, công nghệ phần mềm và phương pháp luận triển khai. Có thêm nhiều kho lưu trữ điện tử có giá trị pháp lý như nhau để tránh rủi ro (thiên tai, thời tiết, hỏa hoạn...) không may xảy ra; cũng như giúp cho việc khai thác, cung cấp thông tin cho BHXH các tỉnh, BHXH Công an nhân dân, BHXH Bộ Quốc phòng được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ. Tạo thuận lợi cho công tác quản lý hồ sơ, giảm thiểu việc lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, dễ dàng khai thác. Giảm thiểu sự xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tài liệu gốc do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng. Bảo đảm có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực  hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu phục vụ hoàn chỉnh hệ thống cơ sở dữ liệu lưu trữ hồ sơ, tài liệu của BHXH Việt Nam.
   Để công tác lưu trữ của Ngành nói chung, của cơ quan BHXH ở Trung ương và BHXH địa phương nói riêng, đi vào nền nếp, phát triển, bảo đảm thực hiện nghiêm các quy định của Nhà nước, Ngành về công tác lưu trữ, cần tập trung thực hiện một số giải pháp sau:
   Đẩy nhanh việc ứng dụng khoa học công nghệ vào quản lý tài liệu lưu trữ, số hóa hồ sơ, tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm và khai thác, tiết kiệm diện tích bảo quản và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
   BHXH các cấp cần bố trí đủ diện tích kho, các phương tiện thiết yếu để bảo quản hồ sơ, tài liệu. BHXH quận, huyện chưa có điều kiện xây dựng kho chuyên dụng thì có thể cải tạo phòng làm việc thành kho lưu trữ nhưng cần chú ý chọn phòng kho bảo quản đáp ứng yêu cầu về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu. Kho phải đảm bảo thông thoáng, thực hiện vệ sinh kho và tài liệu thường xuyên để kéo dài tuổi thọ của tài liệu và hạn chế độc hại cho cán bộ trực tiếp làm việc trong kho, hệ thống điện, phòng cháy chữa cháy phải tuyệt đối an toàn.
   Hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về lưu trữ trong đó có hồ sơ, tài liệu hành chính nghiệp vụ. Hướng dẫn các đơn vị lập hồ sơ, xác định rõ thành phần tài liệu, thời hạn bảo quản tài liệu để nâng cao chất lượng tài liệu lưu trữ.
   Quan tâm, bố trí đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ, ổn định lâu dài, hạn chế kiêm nhiệm để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
  Cùng với sự phát triển lớn mạnh của Ngành BHXH, hồ sơ, tài liệu lưu trữ cũng ngày càng gia tăng; vì vậy, cần tăng cường các biện pháp lưu trữ hiện đại, dần từng bước hạn chế việc lưu trữ bằng chất liệu giấy, nhằm giảm bớt sự cồng kềnh trong các kho lưu trữ của Ngành. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ tạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ đối với tài liệu, phục vụ việc tra cứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng lực quản lý, đáp ứng nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, góp phần xây dựng một nền hành chính hiện đại, thúc đẩy sự nghiệp thực hiện BHXH đối với mọi người lao động, BHYT toàn dân của Ngành.

 

Viết bình luận

Tạp chí Bảo Hiểm Xã Hội

Tạp chí Bảo Hiểm Xã Hội

Open:

Phone: 0436 281 539

150 Phố Vọng, Thanh Xuân Hà Nội, Việt Nam