Hướng dẫn thực hiện Hiệp định về BHXH giữa Việt Nam và Hàn Quốc

BHXH Việt Nam vừa có Công văn số 862/BHXH-TST ngày 29/3/2024 gửi BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương về việc hướng dẫn một số nội dung thực hiện Hiệp định về BHXH giữa Việt Nam và Hàn Quốc.

Theo đó, BHXH Việt Nam hướng dẫn một số nội dung về cấp, tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH; dừng thu BHXH bắt buộc đối với lao động Việt Nam đi làm việc tại Hàn Quốc để thực hiện Hiệp định giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ Hàn Quốc về BHXH.

Quy định tại Hiệp định, Thoả thuận hành chính về lao động phái cử, lao động tuyển dụng tại chỗ; Chứng nhận đối tượng BHXH

Lao động phái cử:

Lao động Việt Nam làm việc cho người SDLĐ có trụ sở đăng ký tại Việt Nam tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Việt Nam, được người SDLĐ Việt Nam cử đi làm việc, thay mặt cho người SDLĐ Việt Nam trên lãnh thổ của Hàn Quốc.

Lao động Hàn Quốc làm việc cho người SDLĐ có trụ sở đăng ký tại Hàn Quốc tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Hàn Quốc, được người SDLĐ Hàn Quốc cử đi làm việc, thay mặt cho người SDLĐ Hàn Quốc trên lãnh thổ của Việt Nam.

Lao động Việt Nam làm việc theo HĐLĐ tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Việt Nam, được phái cử bởi người SDLĐ tại Việt Nam sang làm việc tại một chi nhánh hoặc một công ty con của Việt Nam tại Hàn Quốc.

Lao động Hàn Quốc làm việc theo HĐLĐ tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Hàn Quốc, được phái cử bởi người SDLĐ tại Hàn Quốc sang làm việc tại một chi nhánh hoặc một công ty con của Hàn Quốc tại Việt Nam.

Thời gian phái cử:

Thời gian phái cử áp dụng trong vòng 60 tháng đầu tiên kể từ ngày phái cử, được kéo dài thời gian phái cử (thời hạn tối đa là 36 tháng) nếu vẫn tiếp tục làm việc cho người SDLĐ đó.

Trường hợp lao động được phái cử trước ngày Hiệp định có hiệu lực thời gian miễn trừ sẽ được tính bắt đầu từ ngày Hiệp định có hiệu lực. Trường hợp lao động phái cử về nước do được điều động hoặc kết thúc HĐLĐ và phái cử lần nữa, thì việc phái cử này được coi là phải cứ mới và giai đoạn miễn trừ sẽ được tính lại.

Lao động tuyển dụng tại chỗ:

Khi công dân Việt Nam tạm trú trên lãnh thổ Hàn Quốc và được tuyển dụng, làm việc tại Hàn Quốc sẽ áp dụng Luật Hưu trí Quốc gia của Hàn Quốc. Đối với lao động Hàn Quốc tạm trú trên lãnh thổ Việt Nam và được tuyển dụng, làm việc tại Việt Nam, vẫn áp dụng theo Luật Hưu trí Quốc gia Hàn Quốc trong thời gian làm công việc này, nhưng không quá 60 tháng, với điều kiện người này chịu sự điều chỉnh của pháp luật Hàn Quốc.

Chứng nhận đối tượng BHXH theo Thỏa thuận hành chính:

Cơ quan BHXH Việt Nam cấp Chứng nhận đối tượng BHXH cho lao động Việt Nam đang tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Việt Nam, trên đó ghi khoảng thời gian Chứng nhận này sẽ có hiệu lực và là cơ sở để lao động Việt Nam được miễn trừ tham gia BHXH theo pháp luật của Hàn Quốc.

Cơ quan Hưu trí Quốc gia Hàn Quốc cấp Chứng nhận đối tượng BHXH cho lao động Hàn Quốc đang tham gia BHXH theo quy định của pháp luật Hàn Quốc, trên đó ghi khoảng thời gian Chứng nhận này sẽ có hiệu lực và là cơ sở để lao động Hàn Quốc được miễn trừ tham gia BHXH theo pháp luật của Việt Nam.

Cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với lao động Việt Nam

Đối tượng cấp Chứng nhận đối tượng BHXH; lao động phái cử: Hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận; lao động phái cử (Quyết định phái cử: Đối với người tham gia lần đầu hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đủ thông tin thì cần Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT).

Đơn vị phái cử cần chuẩn bị hồ sơ gồm: Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Trong đó ghi các nội dung: Đề nghị cấp Chứng nhận đối tượng BHXH cho NLĐ; danh sách, số lượng lao động kèm theo.

Đối với trường hợp đơn vị phái cử lao động đi làm việc tại chi nhánh hoặc công ty con của người SDLĐ tại Hàn Quốc: Kèm theo hồ sơ chứng minh đơn vị được hoạt động tại Hàn Quốc (bản sao hợp đồng trúng thầu, nhận thầu công trình, dự án ở Hàn Quốc; bản sao Chứng nhận đăng ký đầu tư tại Hàn Quốc); Báo cáo tình hình SDLĐ và danh sách tham gia BHXH, BHYT, trong đó kê khai danh sách những lao động phái cử.

Quy trình cấp Chứng nhận đối tượng BHXH: Đối với lao động phái cử cần kê khai Mẫu TK1-TS nộp cho đơn vị. Đối với đơn vị phái cử: Nhận hồ sơ của NLĐ, kiểm tra, xác định thông tin. Sau đó, nộp hồ sơ theo quy định cho cơ quan BHXH nơi đăng ký tham gia, đóng BHXH của đơn vị theo phương thức trực tiếp hoặc trực tuyến.

Đối với cơ quan BHXH: Cán bộ/bộ phận tiếp nhận hồ sơ tiếp nhận hồ sơ, thực hiện kiểm tra, đối chiếu, chuyển đến Bộ phận Thu-Sổ thẻ để giải quyết. Trường hợp nộp hồ sơ giấy qua dịch vụ bưu chính hoặc tại cơ quan BHXH, thì scan hồ sơ gốc và cập nhật vào phần mềm quản lý. Đồng thời, nhận Chứng nhận đối tượng BHXH từ Phòng/bộ phận Thu-Sổ thẻ để trả cho đơn vị. Phòng/bộ phận Thu-Sổ thẻ thực hiện kiểm tra, xác định đối tượng, đối chiếu trong phần mềm quản lý.

Trường hợp hồ sơ đúng, đủ, thì nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý; ký mẫu Chứng nhận đối tượng BHXH, chuyển Giám đốc tỉnh/huyện phê duyệt, ký, chuyển Phòng/bộ phận tiếp nhận trả đơn vị. Trường hợp hồ sơ chưa đúng, đủ thì lập phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ, hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để gửi lại đơn vị.

Định kỳ, hàng quý, năm lập Biểu trao đổi dữ liệu về Chứng nhận đối tượng BHXH để theo dõi, tổng hợp, quản lý. Thời hạn giải quyết không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Trường hợp lao động được phái cử quá 60 tháng, thì đơn vị nộp hồ sơ đề nghị cấp Chứng nhận đối tượng BHXH đối với thời gian tiếp theo (hồ sơ chứng minh NLĐ được kéo dài thời gian phái cử (thời hạn tối đa là 36 tháng) hoặc hồ sơ chứng minh NLĐ được gia hạn hợp đồng tại nước tiếp nhận cho cơ quan BHXH; quy trình và hồ sơ cấp Chứng nhận đối tượng BHXH lần sau thực hiện như đối với trường hợp cấp Chứng nhận đối tượng BHXH lần đầu.

Quy trình tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH đối với người Hàn Quốc

Đối tượng được Cơ quan Hưu trí Quốc gia Hàn Quốc cấp Chứng nhận đối tượng BHXH, lao động phái cử, lao động tuyển dụng tại chỗ thì hồ sơ gồm có: Đối với NLĐ cần có bản chính (gốc) Chứng nhận đối tượng BHXH do Cơ quan Hưu trí Quốc gia Hàn Quốc cấp. Đối với NLĐ được tuyển dụng tại chỗ theo quy định tại Hiệp định cần thêm Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT.

Đối với đơn vị, hồ sơ gồm có Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Trong đó, ghi các nội dung như: Lao động Hàn Quốc phái cử/lao động Hàn Quốc tuyển dụng tại chỗ/CCVC Hàn Quốc; lao động phái cử/tuyển dụng tại chỗ. Báo cáo tình hình SDLĐ và danh sách tham gia BHXH, BHYT. Trong đó, kê khai danh sách lao động phái cử, lao động tuyển dụng tại chỗ/CCVC Hàn Quốc.

Quy trình tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH của người Hàn Quốc làm việc tại Việt Nam

NLĐ nộp hồ sơ cho đơn vị. Đơn vị nhận hồ sơ của NLĐ, kiểm tra, xác nhận thông tin. Sau đó, nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH- nơi đăng ký tham gia đóng BHXH cho NLĐ theo phương thức trực tiếp hoặc gián tiếp.

Đối với cơ quan BHXH, cán bộ/bộ phận tiếp nhận hồ sơ sẽ tiếp nhận hồ sơ, thực hiện kiểm tra, đối chiếu, chuyển đến Phòng/bộ phận Thu-Sổ thẻ để giải quyết ngay trong ngày; scan hồ sơ gốc và cập nhật vào phần mềm quản lý. Nhận Chứng nhận đối tượng BHXH từ Phòng/bộ phận Thu-Sổ thẻ để lưu trữ theo quy định.

Phòng/bộ phận Thu-Sổ thẻ thực hiện kiểm tra, xác định đối tượng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác thì nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý để thực hiện miễn đóng BHXH bắt buộc đối với NLĐ. Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chính xác thì lập phiếu yêu cầu, bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu của BHXH Việt Nam; hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ theo quy định chuyển Bộ phận tiếp nhận hồ sơ để gửi lại đơn vị. Chuyển (hồ sơ) Chứng nhận đối tượng BHXH cho Phòng/bộ phận tiếp nhận hồ sơ.

Định kỳ hàng quý, năm tổng hợp danh sách lao động Hàn Quốc nộp Chứng nhận theo danh sách tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH của người Hàn Quốc; dừng tham gia BHXH của người Việt Nam để theo dõi, quản lý. Thời hạn giải quyết hồ sơ không quá 5 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định.

Dừng đóng BHXH, xác nhận thời gian tham gia BHXH bắt buộc đối với NLĐ Việt Nam đi làm việc tại Hàn Quốc theo hợp đồng

Đối tượng và thời điểm dừng đóng: Lao động đi làm việc ở Hàn Quốc theo hợp đồng đang tham gia BHXH bắt buộc theo quy định dừng đóng BHXH bắt buộc từ ngày 1/1/2024. Từ ngày 1/1/2024, tiếp tục đóng BHXH theo quy định của pháp luật Hàn Quốc gồm: Người đi làm việc ở Hàn Quốc theo hợp đồng đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài với DN hoạt động dịch vụ đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài, tổ chức sự nghiệp được phép đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài. Người đi làm việc ở Hàn Quốc theo theo hợp đồng đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề với DN đưa NLĐ đi làm việc theo hình thức thực tập nâng cao tay nghề. Người đi làm việc ở Hàn Quốc theo theo hợp đồng cá nhân.

Hồ sơ dừng đóng và xác nhận thời gian tham gia BHXH:

Hồ sơ của NLĐ (trường hợp đóng trực tiếp cho cơ quan BHXH nơi thường trú của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài) gồm: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT; HĐLĐ có thời hạn ở Hàn Quốc hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại Hàn Quốc (bản sao).

Đối với đơn vị (trường hợp NLĐ đóng BHXH thông qua đơn vị, DN hoạt động dịch vụ được phép đưa NLĐ đi làm việc ở nước ngoài): Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT. Trong đó, ghi các nội dung như: Dừng đóng BHXH để tham gia BHXH tại Hàn Quốc; danh sách, số lượng lao động dừng đóng BHXH tại Việt Nam; HĐLĐ có thời hạn ở Hàn Quốc hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại Hàn Quốc (bản sao); Báo cáo tình hình SDLĐ và danh sách tham gia BHXH, BHYT, trong đó kê khai danh sách lao động Việt Nam dừng đóng để tham gia BHXH tại Hàn Quốc.

Trường hợp NLĐ đã đóng BHXH từ 1/1/2024, thì cơ quan BHXH thực hiện hoàn trả số tiền BHXH đã đóng từ ngày 1/1/2024 theo quy định. Cơ quan BHXH thực hiện dừng thu BHXH bắt buộc, xác nhận thời gian tham gia BHXH, trả tờ rời sổ BHXH, hoàn trả (nếu có) đối với người đi làm việc tại Hàn Quốc theo hướng dẫn của BHXH Việt Nam.

Định kỳ hằng quý, năm: Tổng hợp danh sách NLĐ đi làm việc tại Hàn Quốc dừng đóng BHXH theo mẫu Danh sách tiếp nhận Chứng nhận đối tượng BHXH của người Hàn Quốc; dừng tham gia BHXH của người Việt Nam để theo dõi, quản lý…

Hà Thủy