Một số giải pháp lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp tại DN nhỏ và vừa

Tính đến hết Quý I/2020, tại Hà Nội có 254819 DNNVV chiếm 97% trên tổng số DN trên địa bàn, đóng góp 30% vào thu ngân sách của thành phố.

Để giúp DNNVV lựa chọn được phần mềm kế toán (PMKT) phù hợp, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý DN; khai thác, sử dụng số liệu từ PMKT phục vụ công tác kiểm toán báo cáo tài chính, thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế, cơ quan BHXH và đảm bảo quyền lợi cho NLĐ, DNNVV cần thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ trong lựa chọn PMKT.

Trong hoạt động của DNNVV, CNTT đã được ứng dụng sâu, rộng vào hầu hết các hoạt động nghiệp vụ, đặc biệt là công tác kế toán. Khi hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) được hiện đại hóa bằng phần mềm, năng suất lao động của kế toán viên cũng như chất lượng số liệu kế toán được cải thiện, góp phần mang lại kết quả đột phá cho DN trong quản lý tài chính, kế toán nói riêng và hoạt động sản xuất, kinh doanh nói chung.

Tuy nhiên, hiện nay quá trình lựa chọn PMKT ngày càng khó khăn hơn khi nhu cầu về thông tin kế toán của DN ngày càng gia tăng cùng với sự xuất hiện tràn lan của các sản phẩm phần mềm trên thị trường. Điều này khiến cho các DNNVV, thành phần kinh tế tư nhân đông đảo nhất của địa bàn Hà Nội, đối mặt với những thách thức cũng như cơ hội trong quá trình lựa chọn PMKT. Bên cạnh đó, DNNVV gặp khó khăn trong việc phân tích và đánh giá sản phẩm PMKT do hạn chế về nguồn lực, chi phí cũng như thời gian.

PMKT phù hợp có vai trò rất quan trọng đối với DN, góp phần tự động hóa các thao tác kế toán thủ công; đảm bảo độ chính xác của số liệu, thậm chí có thể đối chiếu, kiểm tra số liệu để kịp thời phát hiện những sai sót, giúp người sử dụng tránh việc sửa chữa lại toàn bộ từ đầu; tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu các sổ sách, báo cáo kế toán thông qua tính năng tra cứu của PMKT; thuận tiện trong việc quản lý, kiểm tra và phát hiện sai sót; cung cấp số liệu kế toán tại bất kỳ thời điểm nào cho nhà quản trị khi được yêu cầu; giúp nhà quản lý dễ dàng có được thông tin tài chính và quản trị đa chiều và nhanh chóng, từ đó ra quyết định hiệu quả và chính xác; tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính chuyên nghiệp, năng suất của đội ngũ kế toán, làm gia tăng giá trị thương hiệu của DN trong mắt đối tác, khách hàng và nhà đầu tư; góp phần quan trọng trong minh bạch tài chính; khai thác, sử dụng số liệu từ PMKT trong quản lý DN, phục vụ công tác kiểm toán báo cáo tài chính, thanh tra, kiểm tra của cơ quan Thuế về chấp hành pháp luật Thuế, thanh tra, kiểm tra của cơ quan BHXH về chấp hành pháp luật BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và đảm bảo quyền lợi cho NLĐ.

Tuy nhiên, theo kết quả khảo sát tại 111 DNNVV trên địa bàn Hà Nội cho thấy, việc lựa chọn PMKT tại các DNNVV vẫn có những tồn tại, hạn chế, như: phần lớn các DNNVV nhân sự làm công tác kế toán chưa tham gia vào quá trình lựa chọn; Hơn 60% DN không xây dựng tiêu chí lựa chọn PMKT, chưa tiến hành khảo sát PMKT trên thị trường, liên hệ với NCC để nhận tư vấn về PMKT và dùng thử PMKT trước khi lắp đặt, sử dụng; gần 50% DN chưa nhận thức được tầm quan trọng của tính an toàn và bảo mật thông tin của PMKT; gần 40% DN chưa nhận thức được tầm quan trọng của tính chính xác và tin cậy của PMKT; DN có xu hướng tập trung chủ yếu vào chi phí ban đầu (giá mua PMKT, chi phí thiết kế và viết phần mềm) khi mua PMKT và chấp thuận các chi phí phát sinh (chi phí cài đặt, đào tạo, bảo hành, bảo trì, nâng cấp và cập nhật); chưa đánh giá cao nhân tố tính tin cậy của NCC và khả năng hỗ trợ của NCC; một bộ phận DN chưa chú trọng trước sự phù hợp của PMKT với DN trong ngắn hạn mà thiếu đi sự tập trung vào dài hạn. Đây là biểu hiện của xu hướng ra quyết định kinh tế thiếu bền vững và cũng là thực trạng cho thấy nhiều DNNVV ở Hà Nội không cân nhắc những yếu tố dài hạn khi lựa chọn PMKT mà tập trung vào những yếu tố ngắn hạn.

Đồng thời, trong quá trình lựa chọn PMKT, một bộ phận DN còn hạn chế trong việc xác lập nhu cầu nội bộ của DN như nhu cầu hạch toán và quản lý tài chính; nhu cầu kết xuất dữ liệu và in sổ sách chứng từ kế toán; nhu cầu kiểm tra, đối chiếu chứng từ, sổ sách kế toán vào cuối kỳ kế toán hoặc nhu cầu lập báo cáo tài chính (BCTC) bằng PMKT cho thấy sự hạn chế trong kiến thức và năng lực của DN trong công tác kế toán; việc khai thác số liệu, sử dụng các công cụ báo cáo từ PMKT để phục vụ công tác kiểm toán BCTC còn chưa được phổ biến.

Theo chúng tôi, để giúp DNNVV trên địa bàn TP.Hà Nội lựa chọn được PMKT phù hợp, DN cần thực hiện đồng bộ một số nhóm giải pháp cụ thể sau:

Một là, đổi mới về nhân sự tham gia lựa chọn PMKT, trong đó kế toán trưởng, nhân viên kế toán, nhân viên công nghệ thông tin cần trực tiếp tham gia vào công tác lựa chọn, và vận hành PMKT để đáp ứng các yêu cầu quản lý nội tại của DN;

Hai là, mỗi doanh nghiệp cần xác định các vấn đề ưu tiên trong lựa chọn PMKT phù hợp, như xác định các đặc tính cầu ưu tiên; xác định các chi phí cầu ưu tiên và các bước tiến hành khi lựa chọn; lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp khi sử dụng sản phẩm ; xác định sự phù hợp của sản phẩm phần mềm kế toán cần lựa chọn đối với đơn vị; xác định các nhu cầu nội bộ đặt ra khi lựa chọn sản phẩm PMKT đối với mỗi đơn vị.

Ba là, xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ cho nhân sự kế toán và luân phiên công việc để kế toán viên có thể tích lũy kiến thức, kinh nghiệm thực tiễn về ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ kế toán tại đơn vị.

Bốn là, cần bổ sung những yêu cầu về tính năng kiểm toán BCTC trong tiêu chí lựa chọn PMKT và trao đổi với NCC về khả năng đáp ứng của NCC đối với tính năng này của DN. Khi DN xây dựng công tác kiểm toán ở bên trong lẫn bên ngoài, hệ thống quản trị nội bộ hai lớp sẽ được thiết lập. Nhà quản lý sẽ mau chóng nắm bắt thông tin kế toán và hoạt động của DN mình, ngăn ngừa gian lận và rủi ro.

Năm là, đổi mới quy trình trong lựa chọn PMKT, theo đó doanh nghiệp phải xác định động cơ để lựa chọn phần mềm; thu thập PMKT hiện có trên thị trường; tìm hiểu và xác định khả năng đáp ứng từng phần mềm; đánh giá, lựa chọn phần mềm phù hợp với đơn vị.

Đồng thời, để giúp DNNVV đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động kế toán, lựa chọn được PMKT phù hợp với từng DNNVV và khai thác, sử dụng số liệu từ PMKT phục vụ quản lý DN và công tác thanh tra, kiểm tra, cần có sự vào cuộc của các cơ quan quản lý nhà nước các cấp, các cơ sở giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp, theo chúng tôi:

Thứ nhất, Bộ Tài chính cần sớm có quy định cụ thể về việc ứng dụng CNTT bắt buộc trong một số hoạt động nghiệp vụ như quản lý tài chính - kế toán, và có chính sách hỗ trợ, khuyến khích DN ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ để DN Việt Nam tiến kịp với sự phát triển về khoa học và công nghệ của thế giới.

Thứ hai, Bộ Thông tin và Truyền thông cần chủ trì phối hợp với Bộ Tài chính: Xây dựng và khung pháp lý về chất lượng PMKT đối với NCC và ứng dụng PMKT đối với DN, trong đó, cần xây dựng hệ thống chuẩn mực về PMKT, các quy định liên quan đến PMKT để giúp DN có những căn cứ để đánh giá, lựa chọn và triển khai PMKT phù hợp với đặc thù và quy mô của DN; thường xuyên tiến hành kiểm tra, giám sát và kiểm định chất lượng của các sản phẩm PMKT có trên thị trường, đảm bảo các sản phẩm PMKT do các DN, NCC đưa ra thị trường có chất lượng, tuân thủ pháp luật Việt Nam và hệ thống chuẩn mực về PMKT của Việt Nam; xây dựng khung pháp lý về sử dụng số liệu từ PMKT trong quản lý DN, kiểm toán báo cáo tài chính; thanh tra, kiểm tra chấp hành pháp luật về Thuế, chấp hành pháp luật về BHXH, BHYT, BH thất nghiệp và đảm bảo quyền lợi về BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người lao động.

Thứ ba, Bộ Giáo dục và Đào tạo cần sớm nghiên cứu, quy định thống nhất chương trình học bắt buộc với học sinh, sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế nói chung và kế toán, kiểm toán nói riêng các kiến thức, kỹ năng về ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ, trong đó có PMKT; chỉ đạo các cơ sở giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp xây dựng chương trình học với học sinh, sinh viên chuyên ngành quản lý kinh tế nói chung và kế toán kiểm toán nói riêng các kiến thức, kỹ năng về ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ, trong đó có PMKT theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, nhằm trang bị cho học sinh, sinh viên có những kiến thức căn bản, toàn diện về ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh tế nói chung và kế toán kiểm toán nói riêng.

Thứ tư, Các cơ sở giáo dục đại học, giáo dục nghề nghiệp cần áp dụng chuẩn đầu ra đối với học sinh, sinh viên về kiến thức, kỹ năng về ứng dụng CNTT, trong đó đối với học sinh, sinh viên khối ngành kinh tế cần được trang bị các kiến thức, kỹ năng về ứng dụng CNTT trong quản lý tài chính, sản xuất, kinh doanh, bao gồm việc sử dụng PMKT trong hoạt động nghiệp vụ ngay từ trong trường học; tạo điều kiện cho học sinh, sinh viên được thực hành, kiến tập về việc khai thác, sử dụng các ứng dụng CNTT trong hoạt động nghiệp vụ tại DN, trong đó đối với học sinh, sinh viên kế toán, kiểm toán cần được đào tạo về các vấn đề liên quan đến ứng dụng CNTT trong công tác kế toán như kiến thức, kinh nghiệm về lựa chọn PMKT và sử dụng PMKT.

Đối với nhà cung cấp phần mềm kế toán, theo chúng tôi: Cần có cách tiếp cận phù hợp với thị trường, đưa ra tiêu chuẩn phần mềm có tính ưu việt, vừa đáp ứng yêu cầu ngắn hạn của khách hàng, vừa phải định hướng khách hàng và đáp ứng yêu cầu phát triển trong dài hạn của khoa học công nghệ và khoa học kế toán, tính khác biệt riêng, phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam, mặt khác mỗi sản phẩm phải hướng đến đáp ứng nhu cầu của một bộ phận DNNVV cụ thể tại Hà Nội; các sản phẩm PMKT do các DN, NCC đưa ra thị trường cần đa dạng về tiêu chuẩn, chi phí đầu tư, có thể phát triển các tính năng bổ sung theo yêu cầu cá biệt đối với mỗi DN để phục vụ các đối tượng DNNVV khác nhau, đồng thời phải đảm bảo được cập nhật liên tục và có thể nâng cấp, phát triển mở rộng khi quy mô của DNNVV tăng lên; đảm bảo các dịch vụ hỗ trợ như: bảo hành bảo trì, nâng cấp, cập nhật, đào tạo sử dụng phần mềm để đảm bảo các vấn đề của khách hàng được giải quyết kịp thời; tạo mối quan hệ tốt với khách hàng hiện có bằng việc thường xuyên lắng nghe những phản hồi của khách hàng, xây dựng hệ thống CNTT hỗ trợ từ xa để đảm bảo giải quyết được những thắc mắc, khó khăn của khách hàng, tạo nên sự hài lòng và xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt trong mắt người sử dụng; nâng cao việc trải nghiệm, thu thập thông tin ý kiến từ người sử dụng, thường xuyên điều tra thị trường để nắm bắt được những thị hiếu, nhu cầu của DN để có thể nâng cao và phát triển sản phẩm phù hợp, thu hút những nhóm đối tượng khách hàng mới và duy trì lượng khách hàng trung thành của mình; đẩy mạnh công tác truyền thông, quảng cáo, tổ chức các hội thảo, hội nghị khách hàng nhằm trao đổi nhằm nâng cao và tăng cường sự hiểu biết của các DN về lợi ích của việc tin học hóa công tác kế toán, các kiến thức cần thiết liên quan đến các tiêu chí đánh giá, lựa chọn PMKT, đặc biệt là với các DNNVV để từ đó các tổ chức này có được định hướng đúng trong việc lựa chọn PMKT.

PGS.TS.Trần Văn Thuận, Nguyễn Thị Lan Anh, Võ Hoàng Tùng, Nguyễn Thị Thu Hải

(Trường Đại học KTQD)

Tài liệu tham khảo

1. Trần Văn Thuận, Nguyễn Thị Lan Anh, Võ Hoàng Tùng và Nguyễn Thị Thu Hải (2022), Một số giải pháp lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn TP.Hà Nội. Đề tài khoa học, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội.
2. Nguyễn Thị Hạnh (2020), Phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa ở TP.Hà Nội trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0. Tạp chí Khoa học và Công nghệ Đại học Tự nhiên số 225 (10) ngày 09/09/2020.
3. Nguyễn Phước Bảo Ấn và các cộng sự (2012), Nhận dạng các tiêu chuẩn để đánh giá và lựa chọn phần mềm kế toán tại các doanh nghiệp ở Việt Nam. Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh.