LoadFromCatche:1
PortalHeader
PortalNav
PortalView

Số hóa hồ sơ lưu trữ: Nâng cao chất lượng phục vụ

Shared facebook
Thứ Tư, ngày 12/02/2020 20:06

Toàn bộ hồ sơ của người tham gia BHXH cũng như tài liệu của Ngành tại Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) đã được số hóa dưới dạng dữ liệu điện tử. Thời gian khai thác và tra cứu thông tin chỉ còn tính bằng phút, bằng giây, đồng nghĩa với việc rút ngắn được thời gian giải quyết các chế độ chính sách BHXH, tạo thuận lợi tối đa cho người dân khi đến giao dịch với cơ quan BHXH hoặc cần sự hỗ trợ từ kho dữ liệu của Ngành...

Chưa đầy một phút sau khi gõ thông tin tìm kiếm, hồ sơ hưởng chế độ của thiếu tá quân đội T.Đ.H- nghỉ chế độ từ năm 1987 đã hiển thị đầy đủ trên giao diện phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử. Bản scan các quyết định đầy đủ và rõ nét, dường như có thể cảm nhận được cả hương thời gian phảng phất trên những trang giấy ngả vàng, những dòng chữ đánh máy, những nét chữ viết tay ngay ngắn… Đề nghị của BHXH tỉnh Ninh Bình được sao lục hồ sơ cho cựu quân nhân này để làm căn cứ xét hưởng chế độ người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học cũng nhanh chóng được Trung tâm Lưu trữ xác nhận trên phần mềm điện tử. Ngay trong ngày được phê duyệt, bộ hồ sơ được in ra, đóng dấu “sao y bản chính” của BHXH tỉnh Ninh Bình đã có đủ hiệu lực pháp lý trong việc giải quyết chế độ chính sách.

Tra cứu hồ sơ trên phần mềm quản lý

Tương tự, đề nghị sao lục hồ sơ để cấp lại thẻ BHYT do “vênh” thông tin trên giấy tờ tùy thân với lý lịch của cán bộ hưu trí tại Cà Mau, hay cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia đang sinh sống tại Nghệ An, nhưng hồ sơ gốc vẫn lưu tại BHXH TP.Hà Nội... cũng được chia sẻ trong tích tắc trên giao diện phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam.

Với 4 trường thông tin cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh; số sổ BHXH; đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu, cơ quan ra quyết định hưởng chế độ; thời điểm hưởng lương hưu), bất kỳ dữ liệu nào được người sử dụng đã được cấp mã truy cập nhập vào phần mềm này đều ngay lập tức được cung cấp thông tin về hồ sơ hoàn chỉnh của người tham gia BHXH. Đường đi của bộ hồ sơ được lưu tại Trung tâm Lưu trữ đến tất cả 63 BHXH tỉnh, thành phố, đến với bất kỳ đối tượng đang hoặc đã từng hưởng chính sách BHXH có nhu cầu sao lục hồ sơ của bản thân đã được rút ngắn xuống mức không thể ngắn hơn.

Theo tính toán, nếu như chỉ sử dụng hồ sơ giấy như trước đây, mỗi khi BHXH các địa phương cần sao lục để giải quyết chế độ chính sách hoặc NLĐ thất lạc giấy tờ tìm đến BHXH địa phương nhờ hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ tìm kiếm, xử lý. Các đề nghị sao lục gửi qua từng cấp quản lý, đến kho lưu trữ của BHXH Việt Nam, lấy được kết quả để quay trở lại nơi đề nghị phải mất tới 5-10 ngày. Thế nhưng, với phần mềm Lưu trữ điện tử hiện nay, toàn bộ quy trình khai thác thông tin chỉ còn tính bằng phút. “Riêng việc tra cứu thông tin trực tiếp, BHXH các tỉnh, thành phố chỉ mất vài giây chờ hệ thống máy chủ tại Trung ương cung cấp dữ liệu khai thác của người tham gia. Không có khoảng cách khác biệt, kể cả ở cấp huyện ở những vùng sâu xa nhất, hay các thành phố trung tâm”- bà Đặng Thị Minh Tâm- Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ cho biết.

Với chức năng của ngành BHXH là thực hiện công tác thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người dân và NLĐ, việc quản lý, lưu giữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, làm cơ sở chi trả, giải quyết các chế độ chính sách. Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ đang quản lý, lưu trữ 2 loại hồ sơ, bao gồm hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng (hưu trí, bệnh nghề nghiệp, TNLĐ, tuất, trợ cấp 613) của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tài liệu hành chính nghiệp vụ của 28 đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam. Tính đến hết năm 2019, Trung tâm đang quản lý và lưu trữ trên 4,8 triệu hồ sơ, tương đương với 2.986m giá hồ sơ. Đó thực sự là một khối lượng tài liệu khổng lồ, chưa kể bình quân mỗi tháng, Trung tâm tiếp tục tiếp nhận hơn 15.000 hồ sơ chuyển về từ BHXH các tỉnh, thành phố trên cả nước và trả về, giải quyết khoảng 800-1.000 hồ sơ/tháng...

Theo bà Nguyễn Thị Hà- nguyên Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, chưa tính đến sự vất vả của cán bộ lưu trữ khi cần khai thác thông tin trong “biển” hồ sơ này, Trung tâm Lưu trữ còn thường trực nỗi lo lắng khi có nhiều loại hồ sơ phải lưu trữ kéo dài đến 70 năm, trong khi hồ sơ giấy khó bảo quản, dễ bị hư hỏng... Vì vậy, số hóa trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH là một giải pháp tối ưu nhất.

Dự án “Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong hệ thống ngành BHXH” do Trung tâm Lưu trữ thực hiện hướng tới mô hình lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống số hóa dữ liệu toàn Ngành. Dự án được khởi động từ tháng 8/2016, nhằm xây dựng kho dữ liệu số về tài liệu của ngành BHXH, hồ sơ của các đối tượng tham gia BHXH, lưu trữ song song với kho hồ sơ giấy và có giá trị pháp lý như nhau. Các dữ liệu hồ sơ giấy được scan thành file PDF, sau đó hệ thống nhận dạng tài liệu và nhập dữ liệu vào máy chủ để thực hiện khai thác trên toàn hệ thống nội bộ.

Từ 24/8/2018, phần mềm Lưu trữ điện tử chính thức được đưa vào sử dụng, trở thành một phần trong hệ thống phần mềm ứng dụng của BHXH Việt Nam. Toàn bộ số hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành. Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và dữ liệu điện tử đã được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh thành phố, BHXH Bộ Quốc phòng và BHXH 710 huyện, để tìm kiếm và sao y khi có đề nghị của cá nhân, đơn vị.

Không còn phải thường xuyên “rút” hồ sơ bằng cách thủ công, các bộ hồ sơ cũng được “yên tĩnh” hơn, giảm thiểu các tác động vật lý, tăng tuổi thọ lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử cũng đồng thời tạo ra các bản sao lưu dự phòng hồ sơ, tài liệu lưu trữ gốc một cách an toàn, tiện ích. Đặc biệt, hiệu quả tối ưu nhất chính là, với việc rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ, đồng nghĩa với việc rút ngắn thời gian chờ giải quyết chế độ chính sách cho người dân, giảm thiểu chi phí đi lại và chuyển trả kết quả, cũng như tránh việc thất lạc hồ sơ…

Các Trung tâm Lưu trữ luôn là nơi chứa đựng lịch sử phát triển của mỗi ngành, đơn vị. Với hệ dữ liệu về tất cả người tham gia BHXH từ khi chính sách này được thực hiện tại Việt Nam, kho hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ chính là minh chứng cho sự thành công của BHXH Việt Nam trong thực hiện sứ mệnh mà Đảng, Nhà nước giao. Số hóa hồ sơ lưu trữ cũng là một hoạt động quan trọng đưa ngành BHXH tiến lên một bước mới huyên nghiệp và hiện đại...

Mộc Miên



PortalCatRight

Nghiên cứu ứng dụng AI vào nghiệp vụ của Ngành BHXH Việt Nam

BHXH Việt Nam tổ chức Hội nghị trực tuyến toàn Ngành tháng 9/2022

Chủ động tháo gỡ khó khăn, dốc toàn lực thực hiện nhiệm vụ được giao

Kết nối, hỗ trợ xã Linh Thông trong công tác xóa đói, giảm nghèo

Quyết liệt chuyển đổi số để phục vụ người dân và doanh nghiệp

Tăng cường trách nhiệm người đứng đầu đơn vị để thực thi nhiệm vụ

BCĐ thực hiện chính sách BHXH, BHYT TP.Hà Nội triển khai nhiều giải pháp phát triển BHXH, BHYT

Chủ động tháo gỡ vướng mắc trong KCB và thanh toán KCB BHYT

Ngành BHXH Việt Nam: Nhiều hoạt động về nguồn, thăm hỏi, chăm lo cho thương binh, thân nhân liệt sĩ và NCC

Phối hợp truyền thông nâng cao nhận thức người dân về BHXH, BHYT

Hơn 100 đơn vị máu được tiếp nhận và chuyển về Viện Huyết học - Truyền máu Trung ương

Phối hợp tuyên truyền, vận động hội viên, nông dân tham gia BHXH, BHYT

Ngành BHXH Việt Nam: Tập trung tăng độ bao phủ BHXH, BHYT

Phát huy sức trẻ cơ quan BHXH Việt Nam

BHXH Việt Nam tổ chức giao ban công tác BHXH, BHYT tháng 6/2022

BHXH tỉnh Sơn La cần tiếp tục kiên trì, bền bỉ dệt “lưới an sinh”

Cổ vũ, động viên nhân dân và NLĐ tích cực tham gia BHXH, BHYT, hướng tới mục tiêu BHXH, BHYT toàn dân

Kỳ họp quý II/2022 HĐQL BHXH Việt Nam: Cho ý kiến nhiều nội dung quan trọng

Những thiệt thòi khi nhận BHXH một lần

Ra quân hưởng ứng Tháng vận động triển khai BHXH toàn dân

Nắm bắt, tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong công tác thu, phát triển người tham gia BHXH, BHYT

Chuyển đổi số để phục vụ người tham gia BHXH, BHYT, BH thất nghiệp ngày càng tốt hơn

Phát huy vai trò Nhân dân trong xây dựng và thực hiện chính sách ASXH

Hướng đến phát triển BHYT bền vững

Tập trung nguồn lực để phát triển đồng bộ, hiệu quả chính sách BHXH, BHYT

Phát triển thị trường lao động gắn với đảm bảo ASXH

Xây dựng ngành BHXH Việt Nam hiện đại, chuyên nghiệp, hướng tới sự hài lòng của người dân, DN

Chương trình Xuân yêu thương- Tặng thẻ BHYT cho người dân có hoàn cảnh khó khăn

Ngành BHXH: Tiếp tục ứng dụng CNTT một cách linh hoạt và hiệu quả

Hướng về người dân, đảm bảo quyền lợi cao nhất trong KCB BHYT

PortalCatRight

Chi hỗ trợ từ quỹ BH thất nghiệp: Tất cả vì quyền lợi NLĐ

Nợ BHXH- “căn bệnh” cần trị tận gốc

BHYT HSSV: Thành tựu và động lực tiến tới BHYT toàn dân

May mắn và hạnh phúc giản đơn

Đổi mới công tác thanh tra, kiểm tra: Yêu cầu cấp thiết

Những điều cần biết về BHYT hộ gia đình

Những điều cần biết về BHXH tự nguyện

Nâng cao hiệu quả truyền thông BHXH, BHYT

Ứng dụng bằng chứng đánh giá tác động ngân sách trong xây dựng gói quyền lợi BHYT

Nhận BHXH một lần: Nên hay không?

An ninh phi truyền thống & những vấn đề đặt ra

Những người vì dân phục vụ

Thích ứng linh hoạt để phục vụ

Hoạt động thiện nguyện gắn với an sinh bền vững

Có BHYT, vơi bớt nỗi lo

Đảm bảo an sinh tốt hơn cho nữ giới

Hướng tới mục tiêu an sinh bền vững

Tạo đủ "lực hấp dẫn" cho chính sách BHXH

Chuyện vượt khó ở vùng cực Nam Tổ quốc

Những sáng kiến độc đáo lan tỏa VssID

Khi niềm tin được đặt đúng chỗ

Trách nhiệm cao, mục tiêu lớn

Tạp chí điện tử BHXH ra mắt giao diện mới

Đoàn kết, nỗ lực triển khai tổ chức thực hiện tốt chính sách BHXH, BHYT

Dấu ấn giữa đại dịch

Ngành BHXH Việt Nam tự tin trong mùa Xuân mới

Tết ấm

Chuyện những bệnh nhân BHYT... tiền tỷ

Ngành BHXH Việt Nam: Thích ứng linh hoạt với tình hình mới

Chuyện “hậu trường” giờ mới kể

PortalCatRight

BHYT HSSV chăm lo sức khỏe thế hệ trẻ

Hiện đại hóa hoạt động giám định BHYT

Kết quả thực hiện chính sách BHXH, BHYT 6 tháng đầu năm 2022

BHXH Việt Nam xây dựng nền tảng chuyển đổi số

Những thiệt thòi khi nhận BHXH một lần

Đảm bảo quyền lợi BHXH cho NLĐ giai đoạn 2016-2021

Trình tự, thủ tục để NLĐ nhận hỗ trợ tiền thuê nhà

Sự hài lòng của người dân, tổ chức và DN với ngành BHXH Việt Nam

Hiệu quả thanh tra chuyên ngành đóng BHXH, BHYT

Bước đột phá phát triển BHXH tự nguyện

Dấu ấn tăng trưởng BHXH giai đoạn 2016-2021

Chế độ BHXH đối với NLĐ mắc Covid-19

Ngành BHXH Việt Nam tăng tốc phát triển BHXH, BHYT

BHYT đồng hành cùng HSSV

Ngành BHXH Việt Nam: Đồng hành, hỗ trợ NLĐ, DN vượt khó khăn dịch bệnh

10 sự kiện nổi bật năm 2021 của ngành BHXH Việt Nam

Quỹ BH thất nghiệp hỗ trợ kịp thời đến NLĐ và chủ SDLĐ

Trình tự thủ tục thực hiện hỗ trợ từ quỹ BH thất nghiệp

Những lưu ý để NLĐ nhận hỗ trợ từ quỹ BH thất nghiệp

Quy định mức hỗ trợ từ Quỹ BH thất nghiệp cho NLĐ và người SDLĐ bị ảnh hưởng bởi dịch Covid-19

BHYT đồng hành cùng HSSV

Hỗ trợ NLĐ, DN với tinh thần khẩn trương, quyết liệt

Thủ tục tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất

Chính sách hỗ trợ NLĐ gặp khó khăn do dịch bệnh Covid-19

Những kết quả nổi bật của ngành BHXH Việt Nam năm 2020

BH thất nghiệp: “Điểm tựa” mang lại lợi ích cho NLĐ và DN

PortalAdv
PortalCatRight
PortalTopRead

Đọc nhiều

Quỹ BHXH phát huy vai trò hỗ trợ NLĐ

Gần 29,7 triệu thẻ BHYT/sổ/thẻ KCB miễn phí được phát tặng trên cả nước

Chi bộ Tạp chí BHXH sinh hoạt chuyên đề tại Di tích Nhà tù Hỏa Lò

Hà Tĩnh: Tập huấn nghiệp vụ thu BHYT HSSV cho các trường học

Bà Rịa- Vũng Tàu: Phát động mô hình "Nuôi heo đất" tích lũy tham gia BHXH, BHYT

Sáng tạo để tăng bao phủ BHXH tự nguyện

Chợ Lách (Bến Tre): 3 DN khắc phục hết nợ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp sau thanh tra

Mãi niềm tin theo Đảng- Tỏa sáng một tấm gương

Toàn quốc: 11.445 cơ sở KCB BHYT thực hiện tra cứu thông tin thẻ BHYT bằng CCCD gắn chíp

BV Quân y 175: Dốc sức cứu mạng sinh viên bị tai nạn giao thông

Phim của đạo diễn Lương Đình Dũng sẽ dự Oscar

Ra mắt Biểu trưng Kỷ niệm 10 năm hợp tác chiến lược VietinBank và MUFG Bank

Tân Uyên (Bình Dương): Phát triển trên 6.300 người tham gia BHXH tự nguyện, BHYT hộ gia đình

Ngồi nhà nhận hộ chiếu theo yêu cầu

BHXH tỉnh- Công an tỉnh Lạng Sơn ký kế hoạch phối hợp phòng, chống tội phạm về BHXH, BHYT, BH thất nghiệp

Cần dự báo đúng tình hình kinh tế xã hội để có giải pháp đúng và trúng

Tìm giải pháp hỗ trợ thanh niên khuyết tật hòa nhập cộng đồng

Thu Phương làm đêm nhạc về mùa thu

Doanh nghiệp lạc quan về triển vọng kinh tế năm 2022

Điểm nhấn về thị trường lao động

PortalAdv
PortalAdv
PortalAdv
PortalFooter