Toàn bộ hồ sơ của người tham gia BHXH cũng như tài liệu của Ngành tại Trung tâm Lưu trữ (BHXH Việt Nam) đã được số hóa dưới dạng dữ liệu điện tử. Thời gian khai thác và tra cứu thông tin chỉ còn tính bằng phút, bằng giây, đồng nghĩa với việc rút ngắn được thời gian giải quyết các chế độ chính sách BHXH, tạo thuận lợi tối đa cho người dân khi đến giao dịch với cơ quan BHXH hoặc cần sự hỗ trợ từ kho dữ liệu của Ngành...

Chưa đầy một phút sau khi gõ thông tin tìm kiếm, hồ sơ hưởng chế độ của thiếu tá quân đội T.Đ.H- nghỉ chế độ từ năm 1987 đã hiển thị đầy đủ trên giao diện phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử. Bản scan các quyết định đầy đủ và rõ nét, dường như có thể cảm nhận được cả hương thời gian phảng phất trên những trang giấy ngả vàng, những dòng chữ đánh máy, những nét chữ viết tay ngay ngắn… Đề nghị của BHXH tỉnh Ninh Bình được sao lục hồ sơ cho cựu quân nhân này để làm căn cứ xét hưởng chế độ người hoạt động kháng chiến bị nhiễm chất độc hóa học cũng nhanh chóng được Trung tâm Lưu trữ xác nhận trên phần mềm điện tử. Ngay trong ngày được phê duyệt, bộ hồ sơ được in ra, đóng dấu “sao y bản chính” của BHXH tỉnh Ninh Bình đã có đủ hiệu lực pháp lý trong việc giải quyết chế độ chính sách.

Tra cứu hồ sơ trên phần mềm quản lý

Tương tự, đề nghị sao lục hồ sơ để cấp lại thẻ BHYT do “vênh” thông tin trên giấy tờ tùy thân với lý lịch của cán bộ hưu trí tại Cà Mau, hay cấp lại thẻ BHYT cho người tham gia đang sinh sống tại Nghệ An, nhưng hồ sơ gốc vẫn lưu tại BHXH TP.Hà Nội... cũng được chia sẻ trong tích tắc trên giao diện phần mềm Lưu trữ hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam.

Với 4 trường thông tin cơ bản (họ tên, ngày tháng năm sinh; số sổ BHXH; đơn vị công tác trước khi nghỉ hưu, cơ quan ra quyết định hưởng chế độ; thời điểm hưởng lương hưu), bất kỳ dữ liệu nào được người sử dụng đã được cấp mã truy cập nhập vào phần mềm này đều ngay lập tức được cung cấp thông tin về hồ sơ hoàn chỉnh của người tham gia BHXH. Đường đi của bộ hồ sơ được lưu tại Trung tâm Lưu trữ đến tất cả 63 BHXH tỉnh, thành phố, đến với bất kỳ đối tượng đang hoặc đã từng hưởng chính sách BHXH có nhu cầu sao lục hồ sơ của bản thân đã được rút ngắn xuống mức không thể ngắn hơn.

Theo tính toán, nếu như chỉ sử dụng hồ sơ giấy như trước đây, mỗi khi BHXH các địa phương cần sao lục để giải quyết chế độ chính sách hoặc NLĐ thất lạc giấy tờ tìm đến BHXH địa phương nhờ hỗ trợ, cán bộ lưu trữ phải mất khoảng 8 giờ tìm kiếm, xử lý. Các đề nghị sao lục gửi qua từng cấp quản lý, đến kho lưu trữ của BHXH Việt Nam, lấy được kết quả để quay trở lại nơi đề nghị phải mất tới 5-10 ngày. Thế nhưng, với phần mềm Lưu trữ điện tử hiện nay, toàn bộ quy trình khai thác thông tin chỉ còn tính bằng phút. “Riêng việc tra cứu thông tin trực tiếp, BHXH các tỉnh, thành phố chỉ mất vài giây chờ hệ thống máy chủ tại Trung ương cung cấp dữ liệu khai thác của người tham gia. Không có khoảng cách khác biệt, kể cả ở cấp huyện ở những vùng sâu xa nhất, hay các thành phố trung tâm”- bà Đặng Thị Minh Tâm- Phó Giám đốc Trung tâm Lưu trữ cho biết.

Với chức năng của ngành BHXH là thực hiện công tác thu, chi trả, giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người dân và NLĐ, việc quản lý, lưu giữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, làm cơ sở chi trả, giải quyết các chế độ chính sách. Hiện tại, Trung tâm Lưu trữ đang quản lý, lưu trữ 2 loại hồ sơ, bao gồm hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng (hưu trí, bệnh nghề nghiệp, TNLĐ, tuất, trợ cấp 613) của 63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và tài liệu hành chính nghiệp vụ của 28 đơn vị trực thuộc BHXH Việt Nam. Tính đến hết năm 2019, Trung tâm đang quản lý và lưu trữ trên 4,8 triệu hồ sơ, tương đương với 2.986m giá hồ sơ. Đó thực sự là một khối lượng tài liệu khổng lồ, chưa kể bình quân mỗi tháng, Trung tâm tiếp tục tiếp nhận hơn 15.000 hồ sơ chuyển về từ BHXH các tỉnh, thành phố trên cả nước và trả về, giải quyết khoảng 800-1.000 hồ sơ/tháng...

Theo bà Nguyễn Thị Hà- nguyên Giám đốc Trung tâm Lưu trữ, chưa tính đến sự vất vả của cán bộ lưu trữ khi cần khai thác thông tin trong “biển” hồ sơ này, Trung tâm Lưu trữ còn thường trực nỗi lo lắng khi có nhiều loại hồ sơ phải lưu trữ kéo dài đến 70 năm, trong khi hồ sơ giấy khó bảo quản, dễ bị hư hỏng... Vì vậy, số hóa trong công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành BHXH là một giải pháp tối ưu nhất.

Dự án “Xây dựng hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử trong hệ thống ngành BHXH” do Trung tâm Lưu trữ thực hiện hướng tới mô hình lưu trữ tài liệu, hồ sơ điện tử, đáp ứng yêu cầu xây dựng hệ thống số hóa dữ liệu toàn Ngành. Dự án được khởi động từ tháng 8/2016, nhằm xây dựng kho dữ liệu số về tài liệu của ngành BHXH, hồ sơ của các đối tượng tham gia BHXH, lưu trữ song song với kho hồ sơ giấy và có giá trị pháp lý như nhau. Các dữ liệu hồ sơ giấy được scan thành file PDF, sau đó hệ thống nhận dạng tài liệu và nhập dữ liệu vào máy chủ để thực hiện khai thác trên toàn hệ thống nội bộ.

Từ 24/8/2018, phần mềm Lưu trữ điện tử chính thức được đưa vào sử dụng, trở thành một phần trong hệ thống phần mềm ứng dụng của BHXH Việt Nam. Toàn bộ số hồ sơ đã thực hiện số hóa, lưu trữ hồ sơ điện tử và dữ liệu điện tử, lưu trữ tại Trung tâm Dữ liệu Ngành. Hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng và dữ liệu điện tử đã được chia sẻ đến 63 BHXH tỉnh thành phố, BHXH Bộ Quốc phòng và BHXH 710 huyện, để tìm kiếm và sao y khi có đề nghị của cá nhân, đơn vị.

Không còn phải thường xuyên “rút” hồ sơ bằng cách thủ công, các bộ hồ sơ cũng được “yên tĩnh” hơn, giảm thiểu các tác động vật lý, tăng tuổi thọ lưu trữ. Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử cũng đồng thời tạo ra các bản sao lưu dự phòng hồ sơ, tài liệu lưu trữ gốc một cách an toàn, tiện ích. Đặc biệt, hiệu quả tối ưu nhất chính là, với việc rút ngắn thời gian khai thác hồ sơ, đồng nghĩa với việc rút ngắn thời gian chờ giải quyết chế độ chính sách cho người dân, giảm thiểu chi phí đi lại và chuyển trả kết quả, cũng như tránh việc thất lạc hồ sơ…

Các Trung tâm Lưu trữ luôn là nơi chứa đựng lịch sử phát triển của mỗi ngành, đơn vị. Với hệ dữ liệu về tất cả người tham gia BHXH từ khi chính sách này được thực hiện tại Việt Nam, kho hồ sơ tại Trung tâm Lưu trữ chính là minh chứng cho sự thành công của BHXH Việt Nam trong thực hiện sứ mệnh mà Đảng, Nhà nước giao. Số hóa hồ sơ lưu trữ cũng là một hoạt động quan trọng đưa ngành BHXH tiến lên một bước mới huyên nghiệp và hiện đại...

Mộc Miên